Poleganie na tylko jednej metodzie kontaktu z klientem to zazwyczaj kiepski pomysł. W związku z tym platformy dla przedsiębiorców (i nie tylko – także m.in. dla placówek edukacyjnych i organów samorządowych), jak https://mprofi.pl/, starają się jak najbardziej uprościć korzystanie z różnych sposobów komunikacji.
Wśród dwóch, na które warto w naszym odczuciu zwrócić szczególną uwagę, można wymienić e-maile (wiadomości elektroniczne) oraz SMS-y, a więc krótkie wiadomości tekstowe wysyłane na określony numer telefonu. Nie muszą one być dla siebie zamiennikami, a przeciwnie – lepiej korzystać z nich w ten sposób, że jeden będzie uzupełniał drugi.
E-maile sprawdzą się do dłuższych komunikatów, SMS-y – takich, które nie mogą czekać
W zależności od tego, jak często dana osoba sprawdza swoją skrzynkę e-mailową, wiadomość może zostać odczytana w ciągu kilku lub kilkunastu godzin bądź nawet kilku dni. To niewątpliwie szybsze rozwiązanie niż chociażby tradycyjny list, ale niekoniecznie będzie odpowiednie, kiedy ważne jest, aby dostarczyć informację jak najszybciej. Z kolei SMS-y często są odczytywane już w przeciągu kilku minut od ich wysłania, a z reguły najdalej w ciągu kilku godzin.
Z drugiej strony, e-mailem można przekazać bez problemu nawet bardzo złożony komunikat, a w przypadku SMS-ów mamy do dyspozycji zaledwie kilka zdań. Co to wszystko oznacza w praktyce? Wiadomość tekstową na telefon najlepiej wykorzystać jako swoisty “teaser”, który zawiera jedynie absolutnie najważniejsze informacje. Jednocześnie można wysłać tej samej osobie wiadomość e-mail o tej samej tematyce, ale zawierającą więcej danych.
Prostym przykładem będzie wysyłka złożonego zamówienia. SMS informujący o tym fakcie wystarczy, żeby zawierał numer zamówienia, potwierdzenie wysiłki i w miarę możliwości przewidywaną datę dostarczenia oraz przewoźnika. Wysłany w tym samym czasie e-mail zwykle będzie bardziej rozbudowany, przekaże także dane o możliwości zwrotu, gdyby coś było z zamówieniem nie tak, czy też wskaże, pod jakim adresem można śledzić kolejne etapy transportu paczki.
SMS-y i e-maile można zaprogramować
Większość dorosłych Polaków zapewne miała okazję złożyć co najmniej kilka razy zamówienie w jakimś nowoczesnym sklepie internetowym. Łatwo zauważyć, że wiadomości, czy to e-mailowe, czy SMS-owe, są mocno zautomatyzowane. Ich treść jest schematyczna (np. do każdego klienta wysyła się takie samo powiadomienie o wysyłce, tylko oczywiście z innym numerem przesyłki), a wysyłka – błyskawiczna.
Wynika to z faktu, że sklepy te wykorzystują specjalne, wspomniane już we wstępie narzędzia i platformy, aby zautomatyzować proces komunikacji z klientem. W związku z tym wbrew pozorom wzajemne uzupełnianie się SMS-ów i e-maili to nie taka skomplikowana sprawa. Chociaż powyżej użyto frazy “zaprogramować”, to obecnie nie trzeba wcale pisać osobiście żadnego kodu, a wszystkie działania przeprowadza się za pomocą interfejsu graficznego.
Jako ciekawostkę można dodać, że rzeczone platformy posiadają zwykle łatwe w obsłudze, a przy tym zaawansowane technologicznie kreatory obu typów wiadomości, dzięki którym cały proces konfiguracji staje się jeszcze prostszy i szybszy.