Negocjacje biznesowe – przygotowanie do negocjacji

Przygotuj się do negocjacji
Właściwe przygotowanie do negocjacji może przesądzić o ich wyniku. Można powiedzieć, że przygotowanie to kluczowy etap w całym procesie negocjacyjnym – od tego zależy 90% sukcesu. To wtedy zbieramy informacje o drugiej stronie negocjacji, analizujemy sytuację wewnętrzną, określamy cele i strategie, przygotowujemy wsparcie dla zespołu negocjacyjnego.
Plan negocjacji warto spisać i jeśli to możliwe podzielić kwestie do omówienia na niezbędne kategorie. Dzięki temu możliwe będzie utrzymanie porządku rozmów, zwłaszcza gdy temat negocjacji jest wielowątkowy.
Ważne jest również, aby odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań:
Z kim będziemy negocjować?
Dlaczego przystępujemy do negocjacji?
Co chcemy osiągnąć w wyniku rozmów negocjacyjnych?
Gdzie odbędzie się spotkanie negocjacyjne?
Przygotowując się do negocjacji, warto również spisać potencjalny scenariusz rozmów wraz z pytaniami lub zastrzeżeniami drugiej strony. Powinniśmy być przygotowany na etap pytań i zastrzeżeń drugiej strony. Jeżeli do spotkania mamy dużo czasu, warto rozważyć skorzystanie z doświadczenia negocjacyjnego partnera, z którym możemy trenować własne umiejętności negocjacyjne.
Z pewnością musimy dowiedzieć się jak najwięcej o naszym wykonawcy. Od tej wiedzy może również zależeć dalsza strategia prowadzenia rozmów negocjacyjnych. Ważne jest również ustalenie celów – minimum, optymalnego i maksymalnego. To pozwoli nam później określić granice, poniżej których nie jesteśmy w stanie ustąpić. Należy również pamiętać, że druga strona negocjacji może takie cele zdefiniować.
Najlepsza alternatywa dla wynegocjowanej umowy – BATNA
BATNA (ang. Best Alternative To a Negotiated Agrement) czyli najlepsze rozwiązanie wypracowane poza stołem negocjacyjnym jest częścią przygotowań do negocjacji, która powinna być podstawą dla każdego negocjatora. Pozwala określić najlepszą alternatywę w przypadku, gdyby negocjacje potoczyły się w złym kierunku lub zostały przerwane. Dzięki temu będziemy w stanie określić, jaką strategię negocjacyjną przyjąć: ofensywną, defensywną, a może kooperacyjną. Strategię gwarantująca maksymalną satysfakcję z punktu widzenia kupującego – innego dostawcy i patrzenia na negocjacje oczami sprzedawcy – innego klienta, który chce “poprawić” wielkość sprzedaży, ilość usług lub towarów za korzystna dla niego cenę. Odpowiednie przygotowanie pozwala budować przewagę w negocjacjach. Należy pamiętać, że skuteczne określenie minimum, na które możemy się zgodzić w toczących się rozmowach staje się również punktem odniesienia do ustalenia granicy ustępstw. Nie będzie to skuteczne bez wcześniejszej, szczegółowej analizy kontrahenta, sytuacji wewnętrznej naszej organizacji oraz sytuacji rynkowej.
Strategia na wagę złota
Ostatnim etapem przygotowań do negocjacji jest wybór strategii. Nie może być przypadkowa i nie może spaść na jednego. Zanim zaczniemy rozmowy, nie poznamy strategii przyjętej przez drugą stronę.
Strategie negocjacyjne opierają się na rozwiązywaniu konfliktów, które są integralną częścią negocjacji. Są to sposoby: ofensywny, defensywny, kooperacyjny. Trudno jest określić najlepszą metodę. Eksperci negocjacyjni również nie zgadzają się w swoich zaleceniach i czasami skłaniają się do współpracy, angażując obie strony negocjacji, a czasem do kompromisu. Niezależnie od przyjętego podejścia kluczowe jest zapewnienie satysfakcji obu stronom.
Przygotowanie do negocjacji to jednak nie tylko strategia. Nie należy pomijać też innych czynników, które mogą wpłynąć na odbiór przez drugą stronę negocjacji, a tym samym na przebieg rozmów. Są to takie aspekty jak: liczba uczestników negocjacji (nie mogą to być osoby przypadkowe, a skład zespołu negocjacyjnego powinien być proporcjonalny do składu zespołu drugiej strony), miejsce negocjacji (komfort prowadzenia rozmów jest równie ważny jak ich treść), ubiór uczestników czy nawet zapach perfum.